Las siete reglas de oro del Instituto de Continuidad de Negocio
¿Es vulnerable tu negocio a una crisis sanitaria en un mundo global? El Instituto de Continuidad de Negocio (CONTINUAM) da siete reglas de oro para definir un plan de Continuidad y Resiliencia adecuado a cada empresa. Sirven para preparar el negocio contra el coronavirus, catástrofes o cualquier otra contingencia. “Las hemos pensado para prevenir parones del negocio. En el caso del coronavirus, pueden ayudar a complementar las directrices y protocolos dados por Sanidad.”, explica Pedro Pablo López Bernal, Presidente de CONTINUAM.
El impacto
1.- Identifica las actividades esenciales a la empresa. Las que deben seguir operativas a toda costa porque su interrupción puede ser crítica, y dejar inoperativo el negocio, incluso destruirlo.
2.- Mide la previsión del impacto y las consecuencias del coronavirus en los volúmenes de venta de la empresa (productos y/o servicios). Si la previsión de ventas es a la baja, se puede enviar a los empleados que no sean necesarios a teletrabajar a sus domicilios, para aislarlos de forma preventiva.
3.- Identifica el mínimo personal crítico necesario, y organiza su disponibilidad en función de las necesidades. Ten en cuenta las previsiones de venta para las próximas semanas. Estudia si la inoperatividad de algunos departamentos durante varias semanas afecta al futuro de la empresa. Prevé el mantenimiento del soporte de departamentos como informática o logística. Realiza un seguimiento diario de la disponibilidad del personal interno y externo. Prioriza los recursos de conectividad para los empleados más críticos, si se pone en marcha el teletrabajo. Establece grados de importancia en la conectividad de los teletrabajadores, algunos lo harán solo cuando haya disponibilidad.
4.- Identifica los proveedores, los suministros y los servicios críticos. Los que deban estar operativos para las actividades críticas. Identifica si hay alternativas, busca otros proveedores, y asegura los compromisos de entrega. Realiza un seguimiento diario de su disponibilidad. Prepara alternativas ante posibles indisponibilidades.
El seguimiento
5.- Monitoriza el impacto diario. Ten un comité de crisis para hacer el seguimiento diario y varias veces al día. El comité debe estar formado por representantes de los departamentos partícipes en la producción, la entrega y el servicio a los clientes, del departamento jurídico, de comunicación, de continuidad y de seguridad. Debe contrastar varias fuentes sobre la situación de la empresa. Sus miembros deben tener poder decisorio para asegurar la continuidad de las operaciones, e informar a los órganos de gobierno de la empresa. Si carecen de la suficiente responsabilidad, no serán operativos.
6.- Asegurar la relación con los clientes. Informar a los clientes si el coronavirus afecta a la empresa. Bien porque no puedas responder los suministros, o porque alguno de tus empleados que contacte con él se haya contagiado. Realiza un seguimiento de los clientes y los empleados, para identificar y limitar los contactos en caso de afectados por la enfermedad.
7.- Gestiona la comunicación. Organiza una comunicación interna regular para informar de los planes a todos los empleados de la empresa. Otras partes interesadas externas agradecerán la comunicación de las recomendaciones sanitarias y las incidencias sobre la enfermedad. Eso minimizará riesgos y posibles contagios. Estar atento a las instrucciones de las administraciones públicas.
CONTINUAM supera una década de experiencia en gestión de crisis y continuidad de negocio para implantar la resiliencia en la sociedad. “La resiliencia se consigue con la cultura de sumar, que multiplica. Nunca es suficiente”, afirma Pedro Pablo López Bernal.
